OLAĞANÜSTÜ SEÇİMLİ GENEL KURUL İMZA SÜRECİ İŞLEYİŞİ HAKKINDA BİLGİLENDİRME

Kulübümüz ilgili tüzük kararı mucibince, seçimli fevkalâde genel konsey toplantısı talebine yönelik noter aracılığıyla Kulübümüze ulaştırılacak beyannamelerin Kulübümüz nezdinde teslim, denetim, irtibat ve sonuç raporu etaplarına ait oluşturulan iş akış planı aşağıda yer almaktadır.

1. TESLİM SÜRECİ

1.1. Seçimli fevkalâde genel heyet davetine yönelik beyannameler, Kulübümüze dört formda teslim edilebilecektir.

Bu teslim formları;

(I) noter tarafından posta yoluyla teslim,
(II) YDK eliyle teslim,
(III) münferit olarak şahsen teslim ve
(IV) toplu teslim olarak sınıflandırılabilir.

1.2. Beyannameler, gün içerisinde saat 09.00 ile 21.00 saatleri ortasında teslim alınacaktır.

1.3. Toplu teslim yoluyla getirilen beyannameler Üye Bağları, Hukuk Ünitesi ve İdari İşler Birimi’nden yetkili işçiler ile YDK tarafından görevlendirilecek şura üyesi tarafından ortaklaşa teslim alınacaktır.

1.4. İmzaların toplu teslimi sırasında, teslimi gerçekleştiren kişi yahut bireylerden, beyanname veren üyelere ilişkin bilgileri içeren bir Excel listesinin hem basılı olarak teslimi, hem de dijital ortamda Genel Sekreterlik e-posta adresine gönderimi talep edilecektir.

Excel listesinde, beyanname veren üyelerin T.C. Kimlik Numarası, ad-soyadı, üye numarası, yevmiye numarası ve beyannameyi verdikleri noter bilgisi eksiksiz biçimde yer almalıdır.

1.5. Teslim alınan beyannameler ve eşlik eden Excel listesi, taraflarca imzalanacak bir teslim tutanağı ile birlikte tek tek denetim edilerek resmi olarak kayıt altına alınacaktır.

1.6. Beyannamelerin toplu olarak teslim alınma etabında, öncelikle Excel listesi ile beyannameler karşılaştırılarak biçimi denetim (ad-soyad, beyanname sayısının doğruluğu) gerçekleştirilecektir (Ön Denetim Süreci).

Beyannamelerin geçerli/geçersiz oluşu teslim anında değil devamında yapılacak ayrıntılı denetim esnasında belirlenecektir.

1.7. Beyannamelerin toplu biçimde teslim alım süreci esnasında evrak kayıt numarası verilmesi, beyanname sayısının fazlalığı nedeniyle fiili imkânsızlık teşkil edeceğinden evrak kayıt numarası teslim anında verilemeyecektir.

1.8. Ön Denetim Süreci tamamlandıktan sonra, her beyanname için Bilgi-Belge Ünitesi tarafından noter tasdikli olarak hazır edilen evrak kayıt defterine kaydedilerek evrak kayıt numarası verilecektir.

1.9. Beyannamelerin direkt veya Yüksek Divan Kurulu aracılığıyla Genel Sekreterliğe teslim edilmesi konusunda rastgele bir uygulama farkı bulunmamaktadır. Üstte belirtilen protokol her iki teslim formülü için de geçerli olacaktır.

2. DENETİM SÜRECİ

2.1. Teslim alınan beyannameler, Üye Münasebetleri Birimi’ne ilişkin arşiv odasında inançlı biçimde koruma edilecektir. Beyannamelerin güvenliği Arşiv odası için hem ses hem de manzara kaydı 24 saat kesintisiz olarak KVKK kararlarına nazaran saklanacak biçimde yapılacaktır.

2.2. Kulüp Genel Sekreterliği tarafından evrak kaydı yapılan imza beyannameleri bir tutanak eşliğinde Sicil Kurulu’na teslim edilecektir.

2.3. İmza beyannamelerinin kontrolü Sicil Kurulu tarafından yapılacaktır.

2.4. Beyannamelerin denetim süreci etabında, üyelik bilgileri ve noter kaydı denetim edilecektir.

2.5. Sicil Kurulu, gerekli denetlemeleri yaptıktan sonra ortaya çıkan rapor İdare Konseyine sunulmak üzere Genel Sekreterliğe teslim edilecektir.

3. İRTİBAT SÜRECİ

3.1. Teslim edilen imza beyannamelerine ait olarak kamuoyu bilgilendirmesi Genel Sekreterlik tarafından yapılacaktır.

3.2. Üye Bağları Ünitesi tarafından, beyanname vermiş olan üyelere, teslimat süreciyle ilgili bilgilendirme ve evrak kayıt numarası SMS yoluyla gerçekleştirilecektir. Teslim edilen ima beyannamelerine ait kamuoyu bilgilendirmesi Genel Sekreterlik tarafından yapılacaktır.

3.3. İmza beyannamelerinde geçersizlik durumuyla karşılaşıldığında (TCKN, üye numarası, ad-soyad kusuru vb.) üye/üyeler kayıtlı telefon üzerinden aranılarak irtibata geçilecektir.

3.4. Harikulâde Genel Heyet davet süreci ile ilgili beyannamelerin teslimi sonrasında gelebilecek soru ve bilgi edinme talebine Genel Sekreterlik tarafından cevaplanacaktır.

4. SONUÇ RAPORLAMA SÜRECİ

4.1. Oluşturulacak sonuç raporunda;

– TCKN
– Üye No
– İsmi Soyadı
– Noter Bilgisi
– Yevmiye No
– Bildirim Tarihi
– Durum (Geçerli-Geçersiz)
– Açıklama
– Teslim Şekli

Bilgileri yer alacaktır.

4.2. Raporun özet kısmında;

– Toplam imza sayısı
– Geçerli imza sayısı
– Geçersiz imza sayısı
– Geçersiz imzaların geçersizlik münasebetleri açık ve net biçimde belirtilecektir.